BPM (Business Process Management), gerenciamento de processos de negócios, é uma disciplina que estuda e estabelece práticas para definir e aperfeiçoar processos de negócios.

Ciclo BPM da vida de um processo são as etapas contínuas recomendadas para um projeto de modelagem e remodelagem de processos, que visam a melhoria contínua dos processos de negócios de uma organização. Ele é dividido em seis fases:

Planejamento

Análise

Modelagem

Execução

Monitoramento e

Melhoria

1. Planejamento

O planejamento é a fase inicial do Ciclo BPM e tem como objetivo definir, neste caso do mapeamento de processos, quais são os OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DA ORGANIZAÇÃO.

Isto é feito a partir de um planejamento estratégico, processo onde são definidas as metas da sua organização, as ações que serão utilizadas para alcançá-las e com quais recursos poderá contar. Também são definidos a missão, visão de futuro, valores, feita uma análise interna e externa para identificar os pontos fortes e fracos, bem como as oportunidades e ameaças do mercado, entre outros estudos. O resultado desta atividade é ter em mãos o Plano Estratégico da empresa, que contêm os elementos que chamamos de identidade organizacional, aquilo que identifica sua empresa na comparação com qualquer outra.

Com as metas estabelecidas, e planos de ação para atingir estas metas, todos os funcionários poderão realizar suas atividades com uma diretriz em comum, pois os processos de negócio estarão alinhados com a estratégia e objetivos organizacionais. Quando cada departamento e equipe entende a estratégia mais ampla de sua empresa, seu progresso pode impactar diretamente no sucesso.

Assim, por intermédio do gerenciamento dos processos de negócios vemos como estes objetivos poderão ser atingidos.

Agora, é necessário definir quais processos de negócios demandam mapeamento (ou um novo mapeamento). Em vez de implementar mudanças em todas as atividades de uma vez, é indicado priorizar os processos mais importantes, já que essa mudança pode demorar. É primordial, nesta seleção inicial de processos, focar naqueles que impactam e que vão trazer resultados mais rapidamente. Para ficar simples, tente responder por que o processo deve ser mapeado, qual o nível de criticidade e quais riscos ele está provocando.

Tipicamente, este modelo é estruturado e representado por uma perspectiva que organiza os processos numa arquitetura classificada como processos:

Primários,

De Apoio (ou Suporte) e

De Gerenciamento (ou Gerenciais)

Essa classificação de Processos de Negócio e a macrovisão de processos surgiu a partir da cadeia de valor de Michael Porter. Porter elencou várias atividades que as organizações possuem em comum para entender como os processos de negócio são transformados em valor aos consumidores. Com a cadeia de valor, é possível enxergar os elos entre estratégia de negócio e processos operacionais, demonstrando a vantagem competitiva da empresa.

Processos Primários: representam os processos essenciais para a empresa cumprir sua missão. São aqueles que agregam valor diretamente aos clientes, de modo que representam as atividades essenciais para que as organizações cumpram a missão fixada para seu negócio. Eles são responsáveis por gerar a receita da empresa, satisfazer as necessidades dos clientes e atender aos seus requisitos.

Processos de Apoio ou Suporte: são aqueles que fornecem apoio/suporte aos processos primários e de gerenciamento, garantindo que eles funcionem de forma eficaz e eficiente. Eles são responsáveis por fornecer recursos e serviços essenciais para que os processos primários possam operar. Não oferecem valor diretamente ao cliente final, mas garantem o sucesso dos processos primários. Isso não significa que os processos de suporte não sejam importantes, muito pelo contrário: os Processos de Suporte aumentam a capacidade de a organização realizar as suas atividades essenciais.

Processos de Gerenciamento (ou apenas Gerenciais): medir, monitorar, controlar atividades e administrar o presente e o futuro do negócio. São aqueles processos que controlam e coordenam a execução dos processos primários e de apoio. Eles são responsáveis por garantir que a empresa esteja operando de acordo com seus objetivos e metas estratégicos. São parecidos com os Processos de Suporte, pois não agregam valor ao cliente, mas a outros processos, como os Processos Primários e os Processos de Suporte.

Aqui estão alguns exemplos específicos de processos primários, de apoio e de gerenciamento em diferentes tipos de empresas:

Empresa de manufatura

• Processos primários:
  • Produção
  • Controle de qualidade
  • Logística
• Processos de apoio:
  • Gestão de recursos humanos
  • Gestão financeira
  • Gestão de estoques
  • Gestão de TI
• Processos de gerenciamento:
  • Gestão estratégica
  • Gestão de riscos
  • Gestão da qualidade

Empresa de serviços

• Processos primários:
  • Venda e pós-venda
  • Suporte ao cliente
• Processos de apoio:
  • Gestão de recursos humanos
  • Gestão financeira
  • Gestão de TI
• Processos de gerenciamento:
  • Gestão estratégica
  • Gestão de riscos
  • Gestão da qualidade

Empresa de varejo

• Processos primários:
  • Venda e pós-venda
  • Logística
• Processos de apoio:
  • Gestão de recursos humanos
  • Gestão financeira
  • Gestão de TI
• Processos de gerenciamento:
  • Gestão estratégica
  • Gestão de riscos
  • Gestão da qualidade

É importante ressaltar que a classificação de processos em primários, de apoio e de gerenciamento pode variar de acordo com o tipo de negócio e a sua estrutura organizacional. Por exemplo, os processos primários de uma manufatura podem ser diferentes dos processos de um varejo ou de uma empresa de serviços, como vimos nos exemplos acima.

2. Análise de processos

Dá pra melhorar processos sem conhecê-los? Se você quer padronizar as atividades de uma empresa e identificar oportunidades de melhorias nos fluxos de trabalho que já existem, você precisa de uma visão detalhada do momento atual. Então, esta análise de processos é a fase em que os processos existentes são mapeados e analisados para identificar possíveis oportunidades de melhoria. Nela, são coletados dados sobre os processos como entradas, saídas, atividades, recursos e responsabilidades. Aqui, temos de olhar o processo com uma visão detalhada do momento. É o que chamamos de mapeamento de processos AS IS, uma representação do estado atual dos processos.

Não há, nesta fase, um julgamento sobre como está o processo no momento, e sim uma análise da documentação existente, que norteia a execução do mesmo, acompanhada com possíveis entrevistas pessoais para que se possa entender o seu fluxo de atividades, para podermos ver a estrutura do processo, com todas as etapas, elementos, participantes e outros detalhes.

Assim, podemos já começar a identificar os gargalos, os pontos de melhoria, o que funciona bem e aquilo que vai precisar ser aprimorado.

3. Modelagem

A modelagem é a fase em que os processos são representados de forma gráfica, facilitando a compreensão e a comunicação das melhorias. Os modelos de processos podem ser feitos por meio de ferramentas e técnicas específicas, como BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation).

4. Execução

A execução é a fase em que os processos são implantados e implementados. Nessa fase, é importante garantir que os recursos e as pessoas estejam preparados para a mudança.

5. Monitoramento

6. Melhoria

O monitoramento e a melhoria são fases contínuas do Ciclo BPM. Nessas fases, os processos são monitorados para identificar possíveis problemas e oportunidades de melhoria.

O Ciclo BPM é uma metodologia eficaz para melhorar os processos de negócios de uma organização. Ao seguir as etapas do ciclo, as organizações podem garantir que as melhorias sejam planejadas, executadas e monitoradas de forma eficaz, resultando em resultados positivos para o negócio.

Aqui estão alguns benefícios do Ciclo BPM:

* Melhora da eficiência e da produtividade
* Redução de custos
* Melhora da qualidade dos produtos e serviços
* Melhora da satisfação dos clientes
* Melhora da comunicação e da colaboração
* Maior alinhamento estratégico

O Ciclo BPM pode ser aplicado a qualquer tipo de organização, independentemente do seu tamanho ou setor.